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Das Transparenzregister

Was ist das und welchen Sinn verfolgt das Transparenzregister?

Im Transparenzregister werden Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer von Unternehmen, Trusts und anderen juristischen Entitäten offengelegt, gesammelt und verwaltet. Unternehmen und andere juristische Personen sind verpflichtet, bestimmte Informationen über ihre Eigentümerstruktur offenzulegen.

Das Transparenzregister soll Behörden, Finanzinstituten und manchmal auch der Öffentlichkeit ermöglichen, die hinter Unternehmen und anderen juristischen Strukturen stehenden Personen zu identifizieren. Dadurch wird versucht, illegale Aktivitäten wie Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern oder zu erschweren, indem es schwieriger gemacht wird, die wahre Identität der Eigentümer von Unternehmen und anderen finanziellen Strukturen zu verschleiern.

Eintragungen in das Transparenzregister werden elektronisch über die offizielle Plattform vorgenommen. Um wirtschaftlich Berechtigte einzutragen, Einsicht zu nehmen oder Unstimmigkeiten zu melden, wird ein Nutzer_innenkonto benötigt. Dieses lässt sich in wenigen Schritten unter Angabe einer E-Mail-Adresse anlegen.

Transparenzregister Pflicht: Wer muss die Transparenzregister Eintragung vornehmen?

Die Transparenzregister Eintragung ist verpflichtend für Unternehmen und deren wirtschaftlich Berechtigte.

In der Regel besteht die Transparenzregister Pflicht für folgende Arten von Rechtseinheiten oder Organisationen:

  • Juristische Personen des Privatrechts 
    • AG
    • GmbH
    • Genossenschaft
    • Europäische Aktiengesellschaft (SE)
       
  • Eingetragene Personengesellschaften 
  • Stiftungen und Vereine: Stiftungen und Vereine, die wirtschaftliche Aktivitäten ausüben oder Vermögenswerte halten, können ebenfalls zur Registrierung im Transparenzregister verpflichtet sein.
  • Trusts: In einigen Ländern sind Trusts und ähnliche Rechtsstrukturen verpflichtet, sich im Transparenzregister zu registrieren, insbesondere wenn sie wirtschaftliche Aktivitäten ausüben.
  • Politisch exponierte Personen (PEP): In einigen Ländern müssen politisch exponierte Personen, wie hochrangige Regierungsbeamte, sich im Transparenzregister registrieren lassen, um mögliche Interessenkonflikte offenzulegen.

Kleingewerbliche oder freiberufliche Einzelunternehmer, Kaufleute e.K. sowie GbRs müssen unterstehen der Transparenzregister Pflicht nicht. Bei dieser Gruppe ist im Geschäftsverkehr klar, wer der wirtschaftlich Berechtigte ist, sodass es einer gesonderten Transparenzregister Eintragung nicht bedarf.

Sie benötigen noch eine Geschäftsadresse für die Eintragung im Transparenzregister und Handelsregister?

Transparenzregister Pflicht für Wirtschaftlich Berechtigte

Wirtschaftlich Berechtigte sind die natürlichen Personen mit einem beherrschenden Einfluss auf das Unternehmen. Auch für sie gilt die Mitteilungspflicht nach GwG. Dazu zählen:

  • Eigentümer/Gesellschafter mit einem Geschäftsanteil von über 25 %
  • oder Eigentümer mit Stimmrechten von mehr als 25 % kraft Gesellschaftsvertrag, oder sonstige Ausübung von Kontrolle
  • oder Geschäftsführer der Gesellschaft, falls kein Gesellschafter über mehr als 25 % des Stammkapitals bzw. der Stimmrechte verfügen. Der Geschäftsführer ist dann ein sogenannter fiktiv wirtschaftlich Berechtigter.

 

Der Weg zur Transparenzregister Eintragung

In einigen Fällen werden die erforderlichen Daten automatisch aus anderen Registern, wie dem Handelsregister, in das Transparenzregister übernommen. Dies gilt für bestimmte Rechtsformen, bei denen die Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten bereits in anderen öffentlichen Registern verfügbar sind.

Manuelle Eintragung: Trotz der automatischen Übernahme von Daten in manchen Fällen, gibt es Situationen, in denen eine manuelle Eintragung erforderlich ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten nicht aus anderen Registern abgeleitet werden können oder wenn spezifische, nicht aus anderen Registern ersichtliche Details erforderlich sind.

Allgemein gilt folgender Ablauf der Transparenzregister Eintragung:

  • Gründung einer juristischen Entität oder eines Trusts: Die Aufnahme in das Transparenzregister ist typischerweise mit der Gründung einer juristischen Person (wie einer GmbH, AG, UG etc.) oder eines Trusts verbunden.

Sie benötigen noch eine Geschäftsadresse für die Eintragung im Transparenzregister und  Handelsregister?

  • Erfassung der wirtschaftlich Berechtigten: Unternehmen und andere Rechtsträger sind verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren. Wirtschaftlich Berechtigte sind natürliche Personen, die letztlich Eigentümer oder Kontrolleure des Unternehmens sind. In der Regel sind dies Personen, die mehr als 25% der Kapitalanteile oder Stimmrechte halten oder auf andere Weise Kontrolle ausüben.
  • Einreichung der erforderlichen Informationen: Die identifizierten wirtschaftlich Berechtigten müssen beim Transparenzregister angemeldet werden. Dies umfasst in der Regel persönliche Informationen wie Name, Geburtsdatum, Wohnsitz und die Art und der Umfang ihres wirtschaftlichen Interesses.
  • Regelmäßige Aktualisierung der Daten: Unternehmen sind verpflichtet, Änderungen in der Struktur der wirtschaftlich Berechtigten zu melden und das Transparenzregister entsprechend zu aktualisieren.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Eintragung und Aktualisierung im Transparenzregister muss im Einklang mit den jeweiligen nationalen Gesetzen und Vorschriften erfolgen.

 

Missachtung Transparenzregister Pflicht und ihre Folgen

Die Transparenzregister Eintragungspflicht für eine neu gegründete GmbH beginnt unmittelbar nach der erfolgten Eintragung ins Handelsregister. Liegt dem GmbH-Gründer der Handelsregisterauszug vor, sollte er sich unverzüglich, das heißt innerhalb von 2 Wochen im Transparenzregister eintragen.

Wer die Transparenzregister Pflicht missachtet, muss mit Sanktionen rechnen. Die Verweigerung der Transparenzregister Eintragung oder das Bereitstellen falscher oder unvollständiger Informationen kann zu rechtlichen Konsequenzen führen. Dies kann Bußgelder, Strafen oder andere Sanktionen umfassen.

Diese bewegen sich in einem Rahmen zwischen 100 € bis 500 €, können sich aber durch Faktoren wie Unternehmensgröße oder groben Vorsatz bis zu 150.000 € erhöhen. Die Strafen betreffen jeden wirtschaftlich Berechtigten einzeln. Im schlimmsten Fall bezahlt also jeder Anteilseigner mit über 25% der Anteil 150.000 € an Bußgeld.

Die Beschäftigung mit dem Transparenzregister ist keine einmalige Angelegenheit. Jeder Unternehmer bzw. Gesellschafter ist verpflichtet, die Eintragungen aktuell zu halten.

Aktualisiert werden müssen folgende Änderungen:

  • Eintreten neuer Gesellschafter
  • Verkäufe von Geschäftsanteilen
  • Kapitalerhöhungen

Falsche Einträge im Transparenzregister berichtigen (Unstimmigkeitsmeldungen)

Sind Einträge fehlerhaft, müssen sie berichtigt werden. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn ein Unternehmen mit einer falschen Firmenbezeichnung angegeben wurde. Oder wenn beim Eintrag fehlerhafte Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten gemacht wurden. Auch ein falsches Geburtsdatum eines wirtschaftlich Berechtigten ist ein Grund, einen Eintrag im Transparenzregister zu berichtigen.

Auch bei Missachtung der Transparenzregister Pflicht zur Aktualisierung der Mitteilungen drohen Bußgelder. Wer es versäumt, Änderungen im Gesellschafterkreis zu melden, kann also ebenfalls belangt werden.

Daher die dringende Empfehlung: Melden Sie sich an und halten Sie Ihren Eintrag im Transparenzregister aktuell. In komplizierten Fällen, insbesondere bei komplexen Beteiligungsstrukturen, sollten Sie sich Hilfe vom Profi holen, sprich von einem Anwalt mit Expertise im Gesellschaftsrecht. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

Alternativ wenden Sie sich an einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Viele Steuerberater bieten Dienstleistungen zum Transparenzregister an.

Stand: Januar 2024

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