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Rechnung schreiben: Pflichtangaben und Formalitäten

Eine Rechnung schreiben - so geht's!

Die Ausstellung einer Rechnung ist ein wesentlicher Bestandteil geschäftlicher Transaktionen, der von verschiedenen Faktoren abhängt. Grundsätzlich sind Unternehmen, insbesondere solche, die unternehmerisch tätig sind und umsatzsteuerpflichtig sind, dazu verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Diese Pflicht besteht sowohl in Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, als auch in einigen Fällen bei Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Privatpersonen.

Formelle Bestimmungen einer Rechnung

Wenn Sie eine Rechnung schreiben möchten, erfordert dies eine klare und professionelle Formatierung, um eine ordnungsgemäße Lesbarkeit und rechtliche Gültigkeit sicherzustellen. Es gibt keine festen Standardvorgaben für Schriftgröße und Zeilenabstand, aber die Rechnung sollte übersichtlich und leicht verständlich gestaltet sein.

In der Regel sollte die gewählte Schriftgröße zwischen 10 und 12 Punkten liegen, wobei Überschriften und wichtige Informationen möglicherweise etwas größer sein können. Ein Zeilenabstand von 1,5 oder 2 erleichtert die Abgrenzung der Textabschnitte, ohne zu viel Platz einzunehmen.

Die Nutzung von Standardvorlagen in Textverarbeitungsprogrammen kann ebenfalls hilfreich sein, um eine einheitliche und ansprechende Formatierung zu gewährleisten.

Was gehört in eine Rechnung? Die Pflichtangaben in einer Rechnung:

Das Verfassen einer Rechnung erfordert die Einhaltung bestimmter rechtlicher und formaler Anforderungen. Für Ihre Gültigkeit ist es wichtig, dass die Rechnung alle notwendigen Pflichtangaben enthält.

Hier sind die grundlegenden Informationen, die in einer Rechnung enthalten sein sollten:

  • Rechnungsdatum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
  • Fortlaufende Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummer, die jede Rechnung kennzeichnet. Die Rechnungsnummern sollten fortlaufend sein.
  • Adresse des Kunden (des Rechnungsempfängers): Name, Adresse und Kontaktdaten des Kunden oder Unternehmens, das die Rechnung erhält.
  • Eigene Adresse (des Rechnungsstellers): Name, Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens oder Selbstständigen, der die Rechnung ausstellt. -> Rechnungsadresse Denkwerk
  • Leistungsdatum: Das Datum, an dem die erbrachte Leistung erfolgt ist, oder das Lieferdatum der Ware.
  • Dienstleistung: Eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
  • Einheiten und Maßeinheiten: Die Einheiten und Maßeinheiten der gelieferten Waren, falls zutreffend.
  • Einzelpreis pro Einheit: Der Preis pro Einheit der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistung.
  • Gesamtpreis: Der Gesamtpreis für die gelieferten Waren oder erbrachte Dienstleistung.
  • Umsatzsteuersatz: Der anwendbare Umsatzsteuersatz für jede Position in der Rechnung.
  • Umsatzsteuerbetrag: Der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag für jede Position und der Gesamtbetrag. 
  • Gesamtbetrag der Rechnung: Der Gesamtbetrag der Rechnung, einschließlich Umsatzsteuer.
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden): Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers, falls dieser umsatzsteuerpflichtig ist.
  • Steuernummer oder andere Identifikationsnummer: Die Steuernummer oder eine andere Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers.

Zusätzliche Informationen für die Rechnung (optional):

  • Zahlungsbedingungen: Die vereinbarten Zahlungsbedingungen, zum Beispiel das Zahlungsziel.
  • Bankverbindung: Die Bankverbindung des Rechnungsausstellers für Überweisungen.
  • Referenz oder Bestellnummer: Eine Referenz- oder Bestellnummer, falls dies für die Abwicklung notwendig ist.
  • Hinweise und Anmerkungen: Eventuelle Hinweise oder Anmerkungen, die für den Rechnungsempfänger relevant sein könnten, wie z.B. der Ansprechpartner, eine kleine Erklärung, oder ähnliches.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Auch hier gilt: bei Unsicherheiten oder speziellen rechtlichen Anforderungen sollte rechtliche Beratung eingeholt werden. Einige Länder haben spezifische Regeln und Vorschriften, die bei der Erstellung von Rechnungen zu beachten sind.

Rechnungen versenden - digital oder in Papierform?

Die Entwicklung einer digitalen Rechnung hat die traditionelle Methode der Rechnungserstellung auf Papier grundlegend verändert. Digitale Rechnungen, die elektronisch erstellt, übermittelt und archiviert werden, bieten zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen.

Digitale Rechnungen zeichnen sich vor allem durch ihre Effizienz und Schnelligkeit aus. Die elektronische Übermittlung ermöglicht eine unmittelbare Zustellung an den Empfänger, was zu beschleunigten Geschäftsprozessen führt. Darüber hinaus sind digitale Rechnungen in der Regel kosteneffizienter, da sie den Druck-, Versand- und Archivierungsaufwand von Papierrechnungen minimieren.

Ein weiterer Pluspunkt digitaler Rechnungen liegt in ihrer Umweltfreundlichkeit. Der Verzicht auf Papier reduziert den Ressourcenverbrauch und unterstützt Unternehmen bei ihren Bestrebungen in Richtung Nachhaltigkeit. Die Automatisierung und Integration von digitalen Rechnungen in Buchhaltungssoftware ermöglichen eine effiziente und schnelle Verarbeitung.

Auf der anderen Seite haben Papierrechnungen ihre eigene Nische beibehalten. Die physische Greifbarkeit und das gedruckte Format erfüllen weiterhin bestimmte Anforderungen, insbesondere in rechtlicher Hinsicht. Einige Geschäftspartner und Kunden bevorzugen möglicherweise Papierrechnungen aufgrund ihrer Vertrautheit mit physischen Dokumenten.

Es ist zu beachten, dass die Wahl zwischen digitalen und papierbasierten Rechnungen von verschiedenen Faktoren abhängt, darunter die Präferenzen der Geschäftspartner, rechtliche Anforderungen und die internen Prozesse eines Unternehmens. Die fortschreitende Digitalisierung hat jedoch dazu geführt, dass viele Unternehmen vermehrt auf digitale Rechnungen umstellen, um von den damit verbundenen Effizienz- und Kostenvorteilen zu profitieren.

Stand: Dezember 2023

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